La facturation chez les freelances est un sujet épineux difficilement abordable. Entre mode de facturation et mentions légales, il y a de quoi se sentir perdu ! Comment rédiger une facture détaillée et professionnelle ? La réponse, dans cet article.
La fameuse question du freelance débutant :"comment facturer mes clients ? ". La réponse n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît !
Plusieurs paramètres doivent être pris en compte : tarifs du marché, dépenses liées à l'activité, seuils de rentabilité, etc...
Entre modes de facturation, mentions légales obligatoires et taux de TVA, il est impossible d’ignorer certains points stratégiques.
Tout cela peut paraître compliqué mais dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour que la facturation ne soit plus un problème !
Lorsque vous devenez freelance, vous devez choisir un statut juridique. Vous avez la possibilité d’exercer à votre nom (en nom propre) ou de créer une société.
Si vous choisissez d’exercer en nom propre, plusieurs options s’offrent à vous : le régime micro-entreprise, le statut d’auto-entrepreneur, l’entreprise individuelle (EI) ou l’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL).
Si votre choix se porte sur une structure juridique, vous pouvez créer une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou une société à action simplifiées unipersonnelle (SASU).
Ce n’est qu’après avoir choisi votre statut juridique, que vous pourrez chercher des missions, livrer des prestations et facturer vos clients.
Premiers contacts, premiers clients et premières hésitations. Il vous sera peut être difficile d’évaluer le travail, le temps et le coût de vos premières missions.
Si vous n'estimez pas votre travail au bon prix vous risquez de vous retrouver en difficulté financière, d’où la nécessité de réfléchir à la bonne stratégie de facturation avant de vous lancer.
Ce type de facturation repose sur le taux journalier moyen (TJM). Celui-ci correspond à la rémunération moyenne d'une journée de travail et prend en considération plusieurs paramètres : le marché (offre et demande), le secteur d’activité, l’expérience du freelance ainsi que le travail à accomplir.
Par exemple, si votre taux journalier moyen est de 250 € et que la durée de votre mission est estimée à 4 jours, votre facture s’élèvera à 1000 € (250 € x 4).
Votre expertise est, dans ce cas, sollicitée pour une période déterminée sur un ou plusieurs projets.
Avec ce système de facturation, vous pouvez évaluer avec précision la rentabilité d’un projet et éviter toute sous-faction ou surfacturation.
Contrairement à la facturation en régie, la facturation au forfait ou à la mission n’est pas liée au temps passé sur une mission mais plutôt sur votre engagement à livrer une prestation selon un cahier de charges préétabli et un prix fixé d’avance.
Ce mode de facturation est recommandé pour les freelances qui savent estimer la durée des missions qui leur seront confiées. En effet, si celle-ci s’avère plus longue que prévue, vous ne pourrez pas facturer le temps supplémentaire passé sur la mission.
Une perte financière auquel pourrait s’ajouter une forme de pression liée à une obligation de résultats de la part du client.
Comparable à une négociation, la facturation au résultat se base uniquement sur le résultat obtenu ou à obtenir à la fin de votre mission. Cela implique une confiance totale en votre expertise et en vos compétences pour obtenir le résultat attendu.
Pour éviter les surprises, la facturation au résultat peut reposer sur une part fixe (sous le régime du forfait ou de la régie) pour vous assurer une rémunération, quel que soit le résultat de la mission.
Avantageuse d’un point de vue financier, ce type de facturation permet d’obtenir le plus souvent une rémunération élevée.
Si vous redoutez les impayés ou les mauvais payeurs alors l’acompte est le mode de facturation à privilégier.
Le client s’engage à vous verser avant le début de la mission, un pourcentage de la somme finale. Vous avez la possibilité de négocier le montant ainsi que les modalités du versement de l’acompte.
En plus de bénéficier à l’avance d’une partie de votre rémunération, cette méthode de facturation permet de confirmer la fiabilité et le sérieux de votre client.
Dès que le mode de facturation est fixé, vous devez gérer votre facturation. Une tâche rigoureuse où doivent figurer plusieurs mentions.
En tant que professionnel, vous avez pour obligation légale de délivrer à votre client une facture pour les prestations et services effectués, quel que soit votre statut.
Une fois votre mission terminée, il faut penser à la facturation. Si la présentation des factures ne répond à aucune règle particulière, elle doit néanmoins contenir certaines mentions obligatoires.
La facture doit être établie en double exemplaire, le premier à conserver pour votre comptabilité et le second à délivrer au client en format papier ou électronique.
Il est recommandé de conserver vos factures pendant une dizaine d’années au minimum après la clôture de chaque exercice. Elles seront considérées comme preuves juridiques dans le cadre d’un litige.
La facture revêt donc plusieurs fonctions : commerciale, comptable, fiscale et juridique.
Un défaut de facturation, une inexactitude ou une omission peuvent donner lieu à des sanctions pénales :
Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires que doit comporter une facture. Il y a donc des règles à suivre au niveau de la numérotation. Chaque facture doit être unique et numérotée par ordre chronologique.
Autrement dit, si votre première facture détient le numéro "FACT-01", la seconde devra avoir le numéro "FACT-02". La numérotation doit être séquentielle et continue, sans aucun trou ni doublon. Vous pouvez opter pour deux méthodes de numérotation :
Au début de chaque année, la numérotation peut être remise à zéro.
En cas d’erreur sur une facture, il est formellement interdit de la supprimer ou de la modifier. Un avoir, également numéroté, doit être établi.
Pour qu’une facture soit conforme, certaines mentions légales obligatoires imposées par l’article L441-3 du Code de commerce doivent y figurer. Les négliger pourrait vous exposer à de lourdes sanctions financières.
Voici les mentions qui doivent figurer sur vos factures :
Comme précisé précédemment, en tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes exonéré du paiement de la TVA conformément à l’Article 293 B du Code Général des Impôts et vous devez de ce fait, le mentionner sur chacune de vos factures.
Par ailleurs, toutes les entreprises (EI, EURL, SARL, SASU...) peuvent bénéficier de la franchise en base de TVA quel que soit leur secteur d'activité. La demande doit être formulée par courrier avec accusé de réception et adressée à votre centre des impôts.
Valable pendant 2 ans, elle prend effet le premier jour du mois au cours duquel la demande a été formulée.
Vous devenez redevable de la TVA si vous dépassez le plafond de chiffres d'affaires ou les seuils de la franchise en base de TVA.
Le plafond de chiffres d'affaires établi en 2022 est similaire à celui de 2021 :
Les seuils du régime de la franchise en base de TVA à ne pas dépasser s’élèvent actuellement à :
Le seuil majoré s'applique uniquement si le chiffre d’affaires de l’année précédente a été dépassé.
Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez mentionner les éléments suivants sur votre facture :
Il existe différents moyens d’éditer une facture. Vous pouvez utiliser des modèles et exemples disponibles sur des sites spécialisés ou opter pour un logiciel de facturation pour les créer.
Plébiscités par une large majorité de freelances et de travailleurs indépendants, les logiciels de facturation sont d’une grande utilité et présentent plusieurs avantages :
La facturation peut s’avérer complexe tant elle demande une maîtrise des notions spécifiques, relatives au droit et à la comptabilité.
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