HEYME Freelance
28-02-2022 • temps de lecture 6 min
#Conseils et astuces

Travailleurs indépendants : comment facturer vos prestations ?

La facturation chez les freelances est un sujet épineux difficilement abordable. Entre mode de facturation et mentions légales, il y a de quoi se sentir perdu ! Comment rédiger une facture détaillée et professionnelle ? La réponse, dans cet article.

La fameuse question du freelance débutant :"comment facturer mes clients ? ". La réponse n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît !
Plusieurs paramètres doivent être pris en compte : tarifs du marché, dépenses liées à l'activité, seuils de rentabilité, etc...

Entre modes de facturation, mentions légales obligatoires et taux de TVA, il est impossible d’ignorer certains points stratégiques.

Tout cela peut paraître compliqué mais dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour que la facturation ne soit plus un problème !

Facturation et freelance

Lorsque vous devenez freelance, vous devez choisir un statut juridique. Vous avez la possibilité d’exercer à votre nom (en nom propre) ou de créer une société.

Si vous choisissez d’exercer en nom propre, plusieurs options s’offrent à vous : le régime micro-entreprise, le statut d’auto-entrepreneur, l’entreprise individuelle (EI) ou l’entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL).

Si votre choix se porte sur une structure juridique, vous pouvez créer une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou une société à action simplifiées unipersonnelle (SASU).

Ce n’est qu’après avoir choisi votre statut juridique, que vous pourrez chercher des missions, livrer des prestations et facturer vos clients.

Comment choisir son mode de facturation ?

Premiers contacts, premiers clients et premières hésitations. Il vous sera peut être difficile d’évaluer le travail, le temps et le coût de vos premières missions.

Si vous n'estimez pas votre travail au bon prix vous risquez de vous retrouver en difficulté financière, d’où la nécessité de réfléchir à la bonne stratégie de facturation avant de vous lancer.

La facturation en régie

Ce type de facturation repose sur le taux journalier moyen (TJM). Celui-ci correspond à la rémunération moyenne d'une journée de travail et prend en considération plusieurs paramètres : le marché (offre et demande), le secteur d’activité, l’expérience du freelance ainsi que le travail à accomplir.

Par exemple, si votre taux journalier moyen est de 250 € et que la durée de votre mission est estimée à 4 jours, votre facture s’élèvera à 1000 € (250 € x 4).

Votre expertise est, dans ce cas, sollicitée pour une période déterminée sur un ou plusieurs projets.

Avec ce système de facturation, vous pouvez évaluer avec précision la rentabilité d’un projet et éviter toute sous-faction ou surfacturation.

La facturation au forfait ou à la mission

Contrairement à la facturation en régie, la facturation au forfait ou à la mission n’est pas liée au temps passé sur une mission mais plutôt sur votre engagement à livrer une prestation selon un cahier de charges préétabli et un prix fixé d’avance.

Ce mode de facturation est recommandé pour les freelances qui savent estimer la durée des missions qui leur seront confiées. En effet, si celle-ci s’avère plus longue que prévue, vous ne pourrez pas facturer le temps supplémentaire passé sur la mission.

Une perte financière auquel pourrait s’ajouter une forme de pression liée à une obligation de résultats de la part du client.

La facturation au résultat

Comparable à une négociation, la facturation au résultat se base uniquement sur le résultat obtenu ou à obtenir à la fin de votre mission. Cela implique une confiance totale en votre expertise et en vos compétences pour obtenir le résultat attendu.

Pour éviter les surprises, la facturation au résultat peut reposer sur une part fixe (sous le régime du forfait ou de la régie) pour vous assurer une rémunération, quel que soit le résultat de la mission.

Avantageuse d’un point de vue financier, ce type de facturation permet d’obtenir le plus souvent une rémunération élevée.

L’acompte

Si vous redoutez les impayés ou les mauvais payeurs alors l’acompte est le mode de facturation à privilégier.

Le client s’engage à vous verser avant le début de la mission, un pourcentage de la somme finale. Vous avez la possibilité de négocier le montant ainsi que les modalités du versement de l’acompte.

En plus de bénéficier à l’avance d’une partie de votre rémunération, cette méthode de facturation permet de confirmer la fiabilité et le sérieux de votre client.

Dès que le mode de facturation est fixé, vous devez gérer votre facturation. Une tâche rigoureuse où doivent figurer plusieurs mentions.

Comment bien rédiger une facture ?

Facturation : les obligations

En tant que professionnel, vous avez pour obligation légale de délivrer à votre client une facture pour les prestations et services effectués, quel que soit votre statut.

Une fois votre mission terminée, il faut penser à la facturation. Si la présentation des factures ne répond à aucune règle particulière, elle doit néanmoins contenir certaines mentions obligatoires.

La facture doit être établie en double exemplaire, le premier à conserver pour votre comptabilité et le second à délivrer au client en format papier ou électronique.

Il est recommandé de conserver vos factures pendant une dizaine d’années au minimum après la clôture de chaque exercice. Elles seront considérées comme preuves juridiques dans le cadre d’un litige.

La facture revêt donc plusieurs fonctions : commerciale, comptable, fiscale et juridique.

Un défaut de facturation, une inexactitude ou une omission peuvent donner lieu à des sanctions pénales :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte peut aller jusqu’à 1/4 du montant de la facture.
  • une amende qui s'élève à 50 % des sommes perçues, en cas de défaut de facturation ou de fausse facturation.

Facturation : la numérotation

Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires que doit comporter une facture. Il y a donc des règles à suivre au niveau de la numérotation. Chaque facture doit être unique et numérotée par ordre chronologique. 

Autrement dit, si votre première facture détient le numéro "FACT-01", la seconde devra avoir le numéro "FACT-02". La numérotation doit être séquentielle et continue, sans aucun trou ni doublon. Vous pouvez opter pour deux méthodes de numérotation :

  • une numérotation simple : vos factures disposent de numéros clairs et lisibles (1, 2, 3, 4, 5, 6 …) ;
  • une numérotation préfixée : qui comprend l’année en cours (2022-001, 2022-002 …) ou l’année et le mois en cours (2022-01-001, 2022-01-002…).

Au début de chaque année, la numérotation peut être remise à zéro.

En cas d’erreur sur une facture, il est formellement interdit de la supprimer ou de la modifier. Un avoir, également numéroté, doit être établi.

Facturation : les mentions légales

Pour qu’une facture soit conforme, certaines mentions légales obligatoires imposées par l’article L441-3 du Code de commerce doivent y figurer. Les négliger pourrait vous exposer à de lourdes sanctions financières.

Voici les mentions qui doivent figurer sur vos factures :

  • l’identité du freelance : nom et prénom, adresse du siège de l’entreprise ainsi que le numéro SIREN. En cas d’activité libérale, inclure la mention « dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) » et pour les activités commerciales ou artisanales, faire apparaître le "RCS" ou le "Registre des Métiers" auquel vous êtes immatriculé.
  • l’identité du client : nom et prénom ou raison sociale en plus de l’adresse complète.
  • le numéro de la facture : selon un ordre chronologique, comme précisé précédemment.
  • la date d’émission de la facture : date à laquelle la facture est envoyée.
  • la nature de la mission : détails sur la prestation à effectuer et ce qu’elle implique.
  • le prix total HT : le montant total hors taxe (HT) ainsi que le taux journalier moyen (TJM) si nécessaire.
  • le prix final TTC : le montant global de la prestation ou du service toutes taxes comprises (TTC).
  • la mention de la franchise TVA :  l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA, il faut donc inclure la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
  • les réductions :réductions liées à la prestation effectuée ou vente de biens. 
  • la date de livraison : date à laquelle la prestation est livrée si celle-ci diffère de la date d’émission.
  • la date limite de paiement : date limite de paiement avec la possibilité de mentionner « paiement comptant à réception de la facture ».
  • les pénalités de retard : précise les pénalités à appliquer en cas de retard de paiement. Sans indication précise, c’est le taux légal en vigueur qui prévaut.
  • les frais de recouvrement : s’appliquent automatiquement en cas de retard de paiement par un client professionnel. Fixé par décret, le montant s’élève actuellement à 40 €. Sur chaque facture il faut faire figurer la mention suivante : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ». Attention, celle-ci ne s’applique pas auprès de clients particuliers.
  • les conditions d’escompte : si un escompte (paiement anticipé) a été versé, il faut mentionner le taux de réduction qui a été appliqué. Dans le cas inverse, indiquer la mention « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».
  • mention de l’assurance : pour les artisans ou micro-entrepreneurs qui pratiquent une activité artisanale et pour qui l’assurance professionnelle est obligatoire.

Facturation : la TVA

Comme précisé précédemment, en tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes exonéré du paiement de la TVA conformément à l’Article 293 B du Code Général des Impôts et vous devez de ce fait, le mentionner sur chacune de vos factures.

Par ailleurs, toutes les entreprises (EI, EURL, SARL, SASU...) peuvent bénéficier de la franchise en base de TVA quel que soit leur secteur d'activité. La demande doit être formulée par courrier avec accusé de réception et adressée à votre centre des impôts.

Valable pendant 2 ans, elle prend effet le premier jour du mois au cours duquel la demande a été formulée.

Vous devenez redevable de la TVA si vous dépassez le plafond de chiffres d'affaires ou les seuils de la franchise en base de TVA.

Le plafond de chiffres d'affaires établi en 2022 est similaire à celui de 2021 :

  • 72 600 € pour les prestations de service et activités libérales ;
  • 176 200 € pour les activités commerciales et fourniture d’hébergement. 

Les seuils du régime de la franchise en base de TVA à ne pas dépasser s’élèvent actuellement à :

  • 85 800 € majorés à 94 300 € pour les activités commerciales et les prestations d'hébergement ;
  • 34 400 € majorés à 36 500 € pour les prestations de service et activités libérales.

Le seuil majoré s'applique uniquement si le chiffre d’affaires de l’année précédente a été dépassé.

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez mentionner les éléments suivants sur votre facture :

  • le montant du bien, de la prestation ou du service en hors taxes (HT) ;
  • le taux de la TVA applicable ;
  • le montant toutes taxes comprises TTC (prix HT x taux de TVA).

L’édition de factures

Il existe différents moyens d’éditer une facture. Vous pouvez utiliser des modèles et exemples disponibles sur des sites spécialisés ou opter pour un logiciel de facturation pour les créer.

Plébiscités par une large majorité de freelances et de travailleurs indépendants, les logiciels de facturation sont d’une grande utilité et présentent plusieurs avantages :

  • simplicité d’utilisation ;
  • personnalisation et automatisation d’envoi des factures ;
  • suivi d’activité grâce à des tableaux de bord ;
  • calcul automatique de la TVA et synchronisation de la numérotation.

La facturation peut s’avérer complexe tant elle demande une maîtrise des notions spécifiques, relatives au droit et à la comptabilité.

Vous connaissez maintenant les étapes à suivre pour facturer correctement vos prestations sans négliger les détails administratifs et notre accompagnement ne s’arrête pas là ! Soucieux de votre bien-être, HEYME vous propose des solutions adaptées en matière de santé et de prévoyance. Autant de formules gagnantes qui vous éviteront les inquiétudes relatives à votre avenir professionnel.

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