JB
07-06-2021 • temps de lecture 4.00 min
#Conseils et astuces

Réussir un voyage d'affaires à l’étranger en tant que freelance

Pour réussir un voyage d'affaires en tant que freelance, il faut bien s’organiser et surtout ne rien laisser au hasard. Voici nos conseils à inclure dans votre check-list de voyage d’affaires.

Une organisation optimale pour un voyage d’affaires réussi

Commencez par planifier tous vos RDV, séminaires, conférences, réunions avec les partenaires, cocktails… à l’avance avec le lieu, la date et l’heure.

Il est indispensable de faire la réservation d’hôtel, ou d’appartement et la location de voiture avant de partir en voyage.

Pensez à noter toutes ces informations dans un agenda ou sur votre téléphone.

Ce planning vous permettra de mieux gérer votre temps pour préparer vos futurs RDV et vous évitera stress et fatigue.

Si vous pensez, pour une raison ou une autre, que vous risquez d’avoir du retard ou que vous ne pourrez pas honorer votre RDV, il faudra impérativement aviser vos partenaires.

Bien choisir l’emplacement de votre hébergement

L’emplacement est un facteur déterminant dans le choix de votre hébergement. Il vaut mieux réserver un hôtel ou un appartement en centre-ville près des lieux de vos rendez-vous pour éviter les embouteillages et les retards.

Pendant votre voyage d’affaire, l’idéal est de louer une voiture, plus pratique pour vos déplacements. Pensez à le faire avant de partir en voyage.

Préparez vos cartes de visite

Afin de vous présenter à vos collaborateurs et d’assurer au mieux votre mission professionnelle, pensez aux cartes de visite.

Échanger les cartes de visite est parfois un rituel, notamment en Asie.

Pensez aussi à faire des cartes de visite dans la langue locale. Cette attention fera plaisir à vos futurs collaborateurs qui y verront votre intérêt pour leur pays. Cela pourrait jouer en votre faveur pour obtenir un contrat.

Il vaut mieux toujours avoir quelques cartes de visite pour pouvoir saisir l’opportunité d’établir une nouvelle connexion.

Prévoyez des vêtements professionnels et adaptez-vous au pays de destination

Il est important de consulter la météo de votre destination avant votre départ pour prévoir les vêtements adéquats. Adaptez aussi votre garde-robe selon les évènements prévus.

Les vêtements et accessoires peuvent faire toute la différence lors d’un voyage professionnel.

Renseignez-vous sur la culture professionnelle de votre pays de destination pour éviter les faux pas.

Prévoyez vos moyens de paiement

Pour que votre voyage d’affaire se déroule dans les meilleures conditions, il faudra anticiper les imprévus auxquels vous pourriez être confrontés en préparant vos moyens de paiement et vos options de secours.

Il est absolument nécessaire d’avoir une carte de paiement internationale.

Avant votre départ, il est indispensable de vérifier que les paiements et les retraits ne sont pas bloqués dans le pays de destination.

Demandez à votre banque une carte de paiement rechargeable à volonté, elle vous sera d’une grande utilité.

Il vaut mieux avoir deux cartes de crédit. En cas de perte ou de vol de la première, la seconde vous servira de secours.

Et pour parer aux imprévus, il est préférable d’avoir un peu de cash dans la devise locale.

Les affaires essentielles à emporter

Ordinateur portable, tablette, chargeurs, adaptateurs

Pensez à toujours avoir votre ordinateur ou tablette sur vous afin d’optimiser votre temps de travail lors de vos déplacements.

Pour être opérationnel à tout moment, pensez à toujours avoir vos chargeurs et un adaptateur de prises de courant avec vous. Pensez aussi à prendre des clés USB ainsi que des disques durs externes.

Smartphone

Téléchargez l’application de voyages d’affaires  CWT To Go™ et synchronisez votre téléphone avec votre calendrier professionnel. Ainsi, vous recevrez tous les rappels essentiels pour bien suivre votre emploi du temps et itinéraires de déplacements.

Fournitures

N’oubliez pas de prendre un bloc-notes, quelques stylos, des post-its, des trombones et des chemises, c’est toujours utile.

Accès Wi-Fi

En tant que freelance, vous serez amené à travailler à distance. À l'hôtel, l’accès au wifi n’est pas toujours gratuit et peut parfois se révéler coûteux et non sécurisé.

Pensez à acheter des cartes internet que vous pouvez utiliser simultanément sur vos différents appareils : pc portable, tablette, smartphone… Vous pouvez aussi vous procurer une carte Wi-Fi ou un hotspot qui vous permettront de rester productif et de garder le contact avec vos collaborateurs.

Pour choisir votre hôtel selon les options Wi-Fi qu’il propose, inscrivez-vous sur à CWT Hotel Intel™, vous aurez accès au répertoire des hôtels du monde entier et aux avis des voyageurs d’affaires.

Et votre santé dans tout ça ?

Avant votre départ, assurez-vous de bien être à jour sur vos vaccins, que ce soit pour les vaccins obligatoires ou ceux spécifiques au pays de destination.

N’hésitez pas à consulter le site de l’Institut Pasteur, vous y trouverez des recommandations générales et des recommandations détaillées par pays.

Si vous voyagez en Europe, munissez-vous de votre Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM).

Si vous voyagez dans le reste du monde, pensez à souscrire une assurance santé internationale pour faire face aux frais d’hospitalisation et aux dépenses de santé souvent très élevées à l’étranger.

Ce type d’assurance propose généralement une couverture complète, une prise en charge directe auprès de l’établissement médical en cas d’hospitalisation ainsi que l’assistance et le rapatriement sanitaire.

Enregistrez vos documents professionnels sur différents supports

Pour un maximum de sécurité, enregistrez vos données, présentations et dossiers sur un cloud (Google Drive, Dropbox…). Cela vous évitera de perdre vos données en cas de perte ou de vol de votre matériel.

Par précaution, sauvegardez aussi tous vos documents professionnels sur une clé USB et des disques durs externes.

Faîtes une copie de tous vos papiers

Il est indispensable de faire une photocopie de tous vos papiers (Passeport, carte d’identité, permis de conduire, attestation d’assurance voyage, cartes de crédit, visa, etc.).

Pensez également à les scanner et enregistrer une copie sur un cloud et autres supports (téléphone portable, ordinateur, clé USB, disque dur externe…).

Formalités administratives : anticipez les préparations !

Préparer un voyage d’affaire en toute sérénité passe par l’anticipation des démarches administratives.

Assurez-vous que tous vos papiers d’identités sont valides et à jour. Si ce n’est pas le cas, faites la demande de passeport et de visa dès que vous avez les dates de votre voyage. Le mieux est de le faire 3 mois à l’avance. Cela vous évitera de stresser à l’approche de votre voyage.

Faites un récapitulatif à chaque fin de journée

N’attendez pas votre retour pour faire le bilan de votre voyage d'affaires.

Chaque jour, en fin de journée ou avant de vous coucher, consacrez quelques minutes pour faire le bilan de votre journée : les points positifs, les points négatifs, les informations importantes, les dates… Cela vous évitera d’oublier des informations ou des dates importantes.

Faites le suivi de votre activité    

Une fois de retour, n’attendez pas pour relancer vos interlocuteurs. Soyez réactif et entrez vite en contact avec eux. Contactez-les pendant la première semaine et s’il y a des documents dont ils ont besoin, ne tardez pas à les leur envoyer.

Et chez HEYME Freelance, comment ça se passe ?

En tant que Freelance, on vous propose des options Prévoyance & Santé à l’étranger pour vous protéger. L’option Monde  permet de couvrir à frais réels vos dépenses de santé engagées lors de vos déplacements à l’étranger, même en cas de Covid -19.

Rédigé par Maéva

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