HEYME Freelance
29-03-2022 • temps de lecture 6 min
#Conseils et astuces

Les bons outils pour démarrer son activité de freelance

Agenda, communication, projets, finances… Vous ne savez plus où donner de la tête en tant que néo freelance ? Pas de panique, vous pouvez pousser un grand ouuuuf de soulagement, grâce à cette série d'outils aussi incontournables qu'indispensables !

Le statut de freelance ou travailleur indépendant attire de plus en plus de salariés en quête de reconversion. Loin d’être une tendance passagère, cette nouvelle forme de travail connaît une forte croissance notamment dans les domaines de la data et de la tech.

Mais être freelance est loin d’être un long fleuve tranquille ! Vous devez trouver de nouveaux projets, vous occuper de vos finances et gérer votre emploi du temps.

Rassurez-vous, il existe  actuellement sur le marché, des outils performants qui vous aideront à bien gérer le démarrage de votre nouvelle activité professionnelle.

Focus donc sur ces outils utiles et efficaces !

Outil de calendrier

Google Agenda

Pour un freelance, gérer son emploi du temps est primordial. Le planning de chaque jour est différent mais ce n’est pas une excuse pour être désorganisé.

Il est donc essentiel d’utiliser un calendrier et/ou un outil de planification de réunions comme Google Agenda, disponible sur internet, iOS et Android. Cette application vous permet de gérer votre planning et de remplir votre agenda selon les événements et les réunions auxquels vous devez participer.

Google Agenda dispose de plusieurs autres fonctions parmi lesquelles :

  • l’affichage de plusieurs vues : "Jour", "Semaine" ou "Mois".
  • l’ajout d’évènements à partir de votre compte Gmail : réservations de vols, réunions, meetings, visioconférences, etc.
  • l’onglet Tasks qui permet la création, la gestion et la consultation des tâches liées à vos évènements.
  • le regroupement d’agendas : Google Agenda est compatible avec les agendas de votre téléphone.

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Outil de stockage (Cloud)

Dropbox

En tant que freelance, vous serez amené à travailler avec plusieurs clients aussi bien au niveau national qu’international. Le stockage de fichiers sur cloud facilitera alors le partage des données.

C’est également une excellente alternative aux disques durs qui peuvent être endommagés par des virus.

Privilégier le travail sur le cloud permet aussi de sauvegarder automatiquement votre travail pendant la saisie et c’est ce que propose Dropbox !

Service multi-plateforme de partage, Dropbox permet de stocker, synchroniser et partager vos fichiers et dossiers en ligne.

Quel que soit le format des documents sauvegardés (scannés, PDF…) vos copies de travail sont accessibles où que vous soyez.

Parmi les principales fonctionnalités de Dropbox :

  • Partager : envoi de fichiers volumineux, partage de dossiers et de liens, transfert de fichiers, ajout de filigranes…
  • Synchronisation : travail à distance et hors connexion, économie d’espace, transfert de photos…
  • Stockage : sauvegarde de fichiers, récupération des fichiers et historique des versions, effacement à distance, stockage photos, sécurité cloud, sauvegarde de l’ordinateur…
  • Sécurité : passwords, Vault (organisation et protection d’informations sensibles dans un coffre-fort cloud) …
  • Collaboration : annotations, gestion des tâches, capture d’écran…
  • Productivité : fonctionnalité de numérisation, intégrations, extensions, signatures électroniques…

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Outil de communication

Boomerang

Maintenir le contact avec vos clients et l’adapter en fonction de votre audience est  l’un des principaux enjeux au démarrage de votre activité.

Pour vous aider à établir la meilleure relation possible avec vos clients, vous pouvez opter pour un outil de communication professionnel comme Boomerang.

Boomerang est une extension pour Google Chrome qui permet de :

  • planifier l'envoi d'emails ;
  • assurer le suivi des emails envoyés ;
  • confirmer la réception et la lecture des emails envoyés ;
  • rédiger des emails et planifier leurs envois à une date ultérieure ;
  • améliorer l'écriture de leur contenu grâce à un système d’intelligence artificielle (IA) ;
  • classer de manière automatique les nouveaux mails reçus par catégorie.

L’outil dispose également d’un assistant de rédaction qui vous offre la possibilité de rédiger plus rapidement et efficacement vos courriers électroniques.

Boomerang vous permet également de :

  • vous rappeler de payer vos factures ;
  • planifier des notes au moment où vous avez le temps de les rédiger ;
  • communiquer avec vos clients et collaborateurs quel que soit le fuseau horaire ;
  • etc…

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Outil financier

Mint

Être freelance, c’est aussi devoir s’occuper de ses finances : gestion de budget, édition de factures, réception de paiements et même règlement des impôts. Des tâches qui en plus d’être chronophages, peuvent vite devenir encombrantes !

Pour faire face à cette mission, vous pouvez compter sur Mint. Une application de budgétisation efficace, disponible sur iOS et Android.

Le but de Mint ? Vous aider à gérer vos finances à travers la mise en place de budgets.

L’application permet de synchroniser vos comptes bancaires, cartes de crédit et d’avoir un aperçu en temps réel de votre situation financière.

Grâce à Mint, vous pouvez entre autres :

  • synchroniser vos comptes dans un espace unique ;
  • suivre les évolutions de vos dépenses ;
  • connaître votre solde ;
  • établir votre budget par catégorie ;
  • lier vos dépenses à votre compte courant, cartes de crédit… ;
  • assurer un suivi de vos factures ;
  • créer des alertes pour vos factures à payer ;
  • programmer des échéances ;
  • éviter les dépassements prévisionnels ;

Cet outil vous propose également des schémas et graphiques qui vous permettront de suivre l’évolution de votre budget et de votre situation financière.

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Outil de proposition

Proposify

Pour développer votre portefeuille clients vous devez sans cesse vous réinventer afin de proposer les meilleures offres à vos futurs clients.

Vous manquez d’inspiration ? Pas de souci, vous pouvez toujours compter sur Proposify !

Proposify est un logiciel de configuration de prix et de devis pour professionnels. Il permet de créer de belles offres en un minimum de temps grâce à un large éventail de modèles stockés dans sa bibliothèque.

Avec les différents outils du logiciel, vous pourrez choisir la typographie et la mise en page que vous souhaitez et même ajouter du contenu réutilisable.

Pour des propositions plus attrayantes, vous aurez également la possibilité d’intégrer divers éléments comme une vidéo par exemple. 

Autre avantage non négligeable :  la possibilité d’avoir un feedback (retour) des propositions. Vous aurez une idée sur le temps qu’a passé votre client à examiner votre proposition et si celui-ci l’a acceptée ou non.

Parmi les autres fonctionnalités que propose Proposify, on peut trouver :

  • le partage de documents, notes et dossiers ;
  • la recherche avancée ;
  • les modèles de proposition ;
  • la proposition de collaboration et d’approbation ;
  • les propositions interactives ;
  • les mises à jour de bibliothèque de contenu ;
  • l’assistance en ligne (forum, tutoriels …) ;
  • le support technique (téléphone, mail et chat).

Proposify est donc le logiciel idéal pour créer, envoyer, suivre et signer électroniquement toutes vos propositions et contrats.

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Parce que vous aurez besoin d’un accompagnement tout au long de votre carrière de freelance, HEYME s’engage à vous épauler au quotidien en vous proposant des solutions santé et prévoyance adaptées à votre statut.

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